Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ
Từ lúc khách để lại số điện thoại đến khi học viên hoàn thành khoá học, mọi việc được ghi nhận trong một hệ thống: tuyển sinh, xếp lớp, điểm danh, học phí và chăm sóc phụ huynh.
- Quản lý học viên, lớp học, giáo viên tập trung
- Thu học phí, công nợ và nhắc đóng phí tự động
- Báo cáo doanh thu, sĩ số, tỷ lệ chuyển đổi theo ngày
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là hệ thống trên web giúp trung tâm quản lý tuyển sinh, học viên, lớp học, thời khoá biểu, điểm danh, học phí và lương giáo viên tại một nơi. Thiết Kế Web DC cấu hình hệ thống theo quy trình của từng trung tâm và đang vận hành cho các hệ thống trung tâm dạy tiếng Hoa và dạy Lý.
- Dùng cho
- Trung tâm tiếng Anh, Hoa, Nhật, Hàn, luyện thi, gia sư
- Phân hệ chính
- Tuyển sinh, lớp học, điểm danh, học phí, lương giáo viên, báo cáo
- Tự động hoá
- Thu học phí, xếp lớp, nhắc lịch, nhắc gia hạn, sinh nhật, ngày lễ
- Giá
- Liên hệ, tính theo quy mô và phân hệ sử dụng
Điểm nghẽn đang làm chậm bạn
Dữ liệu học viên nằm rải rác
Danh sách trong Excel, Zalo và sổ tay mỗi nơi một bản. Tìm lại thông tin một học viên mất nhiều thời gian và dễ nhầm.
Xếp lịch và phòng học thủ công
Trùng giáo viên, trùng phòng, quên báo học viên nghỉ hoặc đổi lịch khiến trung tâm mất uy tín với phụ huynh.
Thu học phí và công nợ khó theo dõi
Không biết ai đã đóng, ai còn nợ, ai sắp hết khoá nên bỏ lỡ cơ hội tái đăng ký.
Tư vấn viên bỏ sót khách
Khách quan tâm từ nhiều kênh nhưng không có nơi lưu và nhắc việc, tỷ lệ chốt đăng ký thấp.
Học viên đông hơn, tái đăng ký nhiều hơn
Không bỏ sót khách tiềm năng, nhắc đúng lúc khi học viên gần hết khoá.
Thu học phí gọn, không đòi thủ công
Phụ huynh chuyển khoản, hệ thống tự ghi nhận và gửi biên lai.
Giáo viên tập trung vào việc dạy
Điểm danh, nhận xét, bảng lương làm nhanh ngay trên điện thoại.
Chủ trung tâm nhìn rõ số liệu
Doanh thu, sĩ số, công nợ cập nhật mỗi ngày và xem từ xa.
Trước và sau khi dùng phần mềm
✕Danh sách học viên nằm trong nhiều file Excel
✓Một hồ sơ học viên duy nhất, tìm trong vài giây
✕Kiểm tra sao kê từng giao dịch học phí
✓Chuyển khoản đúng mã, hệ thống tự đối soát
✕Gọi từng phụ huynh để nhắc đóng phí
✓Tự nhắc đóng phí đúng hạn qua tin nhắn
✕Xếp lịch bằng tay, hay trùng giáo viên và phòng
✓Cảnh báo trùng lịch ngay khi xếp lớp
✕Cuối tháng mất nhiều ngày làm báo cáo
✓Báo cáo có sẵn, xem bất kỳ lúc nào
Vận hành nhẹ tênh mỗi ngày
Quản lý tuyển sinh (CRM)
Thu khách từ website, Facebook, Zalo vào một danh sách. Phân công tư vấn viên, ghi chú từng lần trao đổi, nhắc lịch gọi lại và theo dõi tỷ lệ chốt.
- Thu khách từ website, Facebook, Zalo vào một danh sách
- Phân công tư vấn viên và nhắc lịch gọi lại
- Theo dõi tỷ lệ chốt theo từng kênh
Tự động hoá từ A đến Z
Thanh toán tự động
Phụ huynh chuyển khoản theo mã học viên, hệ thống tự ghi nhận học phí và gửi biên lai
Đơn về, kích hoạt tự động
Đóng đủ học phí, học viên tự vào lớp và nhận thông báo lịch học
Báo giá, hợp đồng tự động
Chọn khoá học, hệ thống lập báo giá học phí và gửi cho phụ huynh
Nhắc hẹn, nhắc gia hạn
Nhắc lịch học, nhắc đóng học phí, nhắc tái đăng ký khi gần hết khoá
Sinh nhật, ngày lễ
Gửi lời chúc sinh nhật học viên và ưu đãi vào dịp lễ, Tết
Báo cáo gửi định kỳ
Báo cáo sĩ số, doanh thu, công nợ gửi về email chủ trung tâm mỗi tuần
Số liệu rõ, quyết định nhanh
Điểm số và chứng nhận
Nhập điểm kiểm tra định kỳ, xuất bảng điểm và in chứng nhận hoàn thành khoá theo mẫu của trung tâm.
- Nhập điểm kiểm tra định kỳ theo lớp
- Xuất bảng điểm theo mẫu của trung tâm
- In chứng nhận hoàn thành khoá học
Một luồng việc, xuyên suốt
- 1
Tiếp nhận khách tiềm năng
Thông tin từ form đăng ký, hotline hoặc mạng xã hội được ghi vào hệ thống và giao cho tư vấn viên.
- 2
Tư vấn và test đầu vào
Ghi nhận kết quả kiểm tra trình độ, đề xuất khoá phù hợp và gửi báo giá cho phụ huynh.
- 3
Ghi danh và thu học phí
Tạo hồ sơ học viên, chọn lớp, lập phiếu thu. Chấp nhận thu trọn gói hoặc chia đợt.
- 4
Học tập và theo dõi
Điểm danh mỗi buổi, nhận xét, điểm kiểm tra. Phụ huynh theo dõi tiến độ của con.
- 5
Tái đăng ký và chăm sóc
Hệ thống nhắc khi gần hết khoá để tư vấn viên liên hệ gia hạn hoặc lên cấp độ mới.
Quản lý ngay trên điện thoại
Xử lý công việc ngay trên điện thoại
Nhân viên nhận việc, cập nhật trạng thái và ghi nhận thông tin ngay tại chỗ, không cần quay về máy tính.
Xem báo cáo mọi lúc, mọi nơi
Chủ đơn vị theo dõi doanh thu, công việc và số liệu quan trọng từ xa chỉ với một chiếc điện thoại.
Một dữ liệu cho mọi thiết bị
Máy tính, máy tính bảng và điện thoại dùng chung một hệ thống nên số liệu luôn đồng bộ.
Khách hàng tiêu biểu
ThS. Huyên Vũ
Hệ thống trung tâm dạy tiếng Hoa MyChineseĐang vận hành phần mềm quản lý tuyển sinh, lớp học và học phí do Thiết Kế Web DC triển khai.
Thầy Đào Nguyên Phước
Hệ thống trung tâm dạy LýSử dụng phần mềm quản lý học viên, lịch học và học phí cho hệ thống trung tâm.
Nhiều thầy cô khác
Các trung tâm và đơn vị giáo dụcĐã và đang ứng dụng phần mềm do Thiết Kế Web DC xây dựng, hỗ trợ và cập nhật liên tục.
Bảng giá theo gói
Gói Khởi đầu
Cho đơn vị mới bắt đầu số hoáLiên hệPhân hệ nghiệp vụ cốt lõi để bỏ Excel và sổ tay.
- Tuyển sinh (CRM)
- Hồ sơ học viên
- Lớp học và thời khoá biểu
- Điểm danh và nhận xét
- Phân quyền theo nhân viên
- Chạy trên web và điện thoại
- Nhập dữ liệu từ Excel
- Hướng dẫn sử dụng
Gói Tăng tốc
Phổ biến nhấtLiên hệĐầy đủ phân hệ và tự động hoá thanh toán, nhắc hẹn.
- Tất cả tính năng Gói Khởi đầu
- Học phí và công nợ
- Điểm số và chứng nhận
- Lương giáo viên và nhân sự
- Báo cáo quản trị
- Thanh toán và kích hoạt tự động
- Nhắc hẹn, nhắc gia hạn tự động
- Chúc sinh nhật, ngày lễ tự động
- Báo giá và hợp đồng tự động
- Báo cáo gửi định kỳ
Gói Toàn diện
Cho hệ thống nhiều cơ sởLiên hệTuỳ biến sâu theo quy trình và quy mô lớn.
- Tất cả tính năng Gói Tăng tốc
- Nhiều cơ sở, nhiều chi nhánh
- Tuỳ biến mẫu biểu, quy trình riêng
- Kết nối website, kế toán, cổng thanh toán
- Đào tạo tại đơn vị
- Ưu tiên hỗ trợ
Hợp mọi mô hình, mọi quy mô
Làm đúng cách bạn vận hành
Tuỳ biến theo quy trình riêng
Mỗi đơn vị vận hành khác nhau. Chúng tôi khảo sát và cấu hình hệ thống theo cách bạn làm việc, không bắt bạn thay đổi thói quen.
Dùng trên mọi thiết bị
Hệ thống chạy trên trình duyệt web, dùng được trên máy tính, máy tính bảng và điện thoại, không cần cài đặt phức tạp.
Phân quyền và bảo mật
Mỗi nhân viên có tài khoản riêng, chỉ thấy phần được giao. Dữ liệu lưu trên máy chủ có sao lưu định kỳ.
Đào tạo và hỗ trợ sau triển khai
Hướng dẫn nhân viên sử dụng, hỗ trợ khi vận hành và cập nhật tính năng theo nhu cầu phát sinh.
5 bước là vào vận hành
- 1
Khảo sát nhu cầu
Tìm hiểu quy trình, số lượng người dùng và các báo cáo bạn cần.
- 2
Thiết lập hệ thống
Cấu hình danh mục, phân quyền, mẫu biểu theo đơn vị của bạn.
- 3
Nhập dữ liệu có sẵn
Chuyển danh sách khách hàng, hàng hoá, công nợ từ Excel sang hệ thống.
- 4
Đào tạo nhân viên
Hướng dẫn từng bộ phận sử dụng và chạy thử cùng bạn.
- 5
Vận hành và hỗ trợ
Đồng hành trong giai đoạn đầu và hỗ trợ cải tiến liên tục.
Giải đáp mọi thắc mắc
Phần mềm có dùng được cho nhiều cơ sở không?
Có. Bạn quản lý nhiều cơ sở trong cùng một hệ thống, phân quyền cho từng chi nhánh và xem báo cáo tổng hợp hoặc riêng từng cơ sở.
Có hỗ trợ học viên học online không?
Hệ thống quản lý được lớp học trực tiếp và lớp online, gắn đường dẫn phòng học vào thời khoá biểu để học viên và giáo viên dễ truy cập.
Phụ huynh có xem được thông tin của con không?
Phụ huynh có thể nhận thông báo về lịch học, điểm danh, học phí và nhận xét. Phạm vi thông tin hiển thị do trung tâm thiết lập.
Tôi đang dùng Excel, có chuyển dữ liệu sang được không?
Được. Chúng tôi hỗ trợ nhập danh sách học viên, lớp học và công nợ từ file Excel khi bắt đầu triển khai.
Tính học phí linh hoạt như giảm giá, bảo lưu, chuyển lớp thì sao?
Phần mềm hỗ trợ các trường hợp thường gặp: giảm giá theo chương trình hoặc anh em, bảo lưu, chuyển lớp, hoàn phí. Quy tắc tính được cấu hình theo chính sách của trung tâm.
Phần mềm chạy trên thiết bị nào?
Hệ thống chạy trên trình duyệt web, dùng được trên máy tính, máy tính bảng và điện thoại, không cần cài đặt phức tạp.
Dữ liệu có được sao lưu và bảo mật không?
Dữ liệu được lưu trên máy chủ có sao lưu định kỳ. Mỗi nhân viên có tài khoản riêng và chỉ thấy chức năng được phân quyền.
Chi phí và thời gian triển khai thế nào?
Chi phí phụ thuộc quy mô trung tâm và các tính năng cần dùng. Bạn để lại thông tin, chúng tôi khảo sát nhu cầu rồi gửi báo giá và kế hoạch triển khai cụ thể.
Phần mềm có tự thu học phí không?
Có. Phụ huynh chuyển khoản hoặc quét QR đúng mã học viên, hệ thống tự đối soát với giao dịch ngân hàng và ghi nhận học phí. Chỉ cần xử lý thủ công khi phụ huynh chuyển sai nội dung.
Có tự nhắc đóng phí và gia hạn không?
Có. Hệ thống nhắc theo lịch bạn thiết lập, ví dụ trước hạn 7 ngày và 1 ngày, và nhắc tái đăng ký khi học viên gần hết khoá.
Giá phần mềm bao nhiêu?
Giá liên hệ vì phụ thuộc số cơ sở, số người dùng và các phân hệ sử dụng. Thiết Kế Web DC có 3 gói để chọn, khảo sát nhu cầu rồi báo giá cụ thể cho trung tâm.
Thiết Kế Web DC có kinh nghiệm triển khai không?
Có. Thiết Kế Web DC hoạt động từ 2015, đồng hành và hỗ trợ hàng nghìn khách hàng. Phần mềm cũng đang được vận hành tại hệ thống trung tâm của ThS. Huyên Vũ (MyChinese), thầy Đào Nguyên Phước và nhiều thầy cô khác.
Cần tư vấn? Liên hệ ngay
Đơn vị triển khai phần mềm, hoạt động từ 2015.
- Văn phòng370 Đường 3/2, P. Hoà Hưng, TP. HCM
- Chi nhánh87 Phan Huy Ích, P. Tân Sơn, TP. HCM
- Hotline0886 799 977 – 0563 035 555
- Email[email protected]
Nhận báo giá trong ngày
Để lại thông tin, chúng tôi liên hệ khảo sát nhu cầu, tư vấn các phân hệ phù hợp và gửi báo giá cụ thể cho đơn vị của bạn.