Quét số điện thoại vào web CRM là đưa số khách để lại trên website về phần mềm quản lý khách hàng, và cách làm đúng là để khách chủ động đồng ý để lại số. Bài này Thiết kế web DC hướng dẫn quy trình quét số điện thoại vào web CRM hiệu quả, từ các cách thu số minh bạch đến cách đẩy số vào CRM.
Quét số điện thoại vào web CRM là gì?
Nhiều người hiểu cụm từ này là website tự biết số điện thoại của khách vào xem. Thực tế đây là việc thu số điện thoại của người đã ghé website rồi lưu vào CRM để chăm sóc. Phần này nêu định nghĩa, hai nhóm hình thức thu số và điểm cần hiểu đúng về quét tự động.
Định nghĩa
Lấy số điện thoại từ website là dùng công cụ, hình thức và chiến lược kỹ thuật số để thu số của người đã ghé thăm, kèm việc phân loại, lưu trữ và khai thác có hệ thống. Đây là bước đệm trước khi biến khách thành khách hàng thật trong chiến lược tạo lead.
Hai nhóm hình thức
Nhóm thứ nhất là thu chủ động: khách tự điền form, trò chuyện với chatbot hoặc đặt hàng. Đây là cách an toàn, minh bạch và cho chất lượng dữ liệu cao nhất vì khách đã thể hiện sự quan tâm. Nhóm thứ hai là công cụ thu số tự động khi khách truy cập.
Quét tự động có thật không
Website không tự biết số điện thoại của khách nếu khách không chủ động để lại qua một hành động rõ ràng như nhập form, gọi điện hoặc để số trong cuộc chat. Lời quảng cáo lấy số không cần form, quét tự động tạo kỳ vọng sai và kéo theo rủi ro uy tín thương hiệu, nên cách quét số điện thoại vào web CRM trong bài này chỉ dùng các điểm chạm minh bạch.
Vì sao cần lấy số điện thoại khách vào website?
Lượt xem website chỉ có giá trị khi sales có cách liên hệ lại với khách. Việc lấy số điện thoại khách vào website biến lượt xem thành lead cụ thể để chăm sóc. Phần này nêu năm lợi ích chung và ba lợi ích riêng của cách thu số minh bạch.
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi: Có số trong tay thì sales chủ động liên hệ, tư vấn và chốt đơn thay vì chờ khách quay lại.
- Tiết kiệm chi phí quảng cáo: Remarketing bằng tệp số sẵn có rẻ hơn chạy quảng cáo tìm khách mới.
- Có tệp khách tiềm năng chất lượng: Người truy cập website đã có quan tâm nhất định đến sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Cá nhân hóa chăm sóc: Gửi SMS, Zalo ZNS hoặc gọi điện đúng thời điểm, đúng nhu cầu.
- Đo lường chiến dịch: Phân tích tệp số theo nguồn traffic để biết kênh nào mang về khách có giá trị.
- Thu đúng nhu cầu: Số được ghi nhận theo trang truy cập, chiến dịch quảng cáo và nguồn traffic.
- Dữ liệu đáng tin hơn: Kiểm tra định dạng số, lọc trùng và xác thực OTP để giảm số ảo.
- Không bỏ lỡ khách: Hệ thống thông báo ngay khi có lead và phân công chăm sóc theo nhóm.
Các cách lấy số điện thoại khách truy cập website
Có nhiều cách lấy số điện thoại khách truy cập website, mỗi cách hợp một loại website và mục tiêu kinh doanh. Nếu website đang trong giai đoạn thiết kế website mới thì nên chốt luôn vị trí đặt form và nút gọi. Chín cách sau đều để khách chủ động để lại số.
Form đăng ký, opt-in
Opt-in form là biểu mẫu yêu cầu khách điền thông tin, trong đó có số điện thoại, để đổi lấy một giá trị nào đó. Dạng phổ biến gồm popup form hiện sau một khoảng thời gian hoặc khi khách sắp rời trang, inline form nhúng trong nội dung và form trên landing page. Form nên ngắn, không quá 3 trường, có CTA rõ và giá trị đổi lại như tư vấn miễn phí, ưu đãi hoặc tài liệu.
Chatbot, live chat
Khi khách bắt đầu cuộc trò chuyện qua live chat hoặc chatbot, hệ thống hoặc nhân viên đề nghị để lại tên và số điện thoại để hỗ trợ tốt hơn hoặc gửi thông tin qua tin nhắn. Vì khách tự bắt đầu tương tác nên tỷ lệ để lại số cao, và có thể kết hợp Zalo OA, Messenger để tận dụng lượng người dùng sẵn có.
Click-to-call
Khách trên điện thoại nhấn nút click-to-call (gọi ngay), cuộc gọi được thực hiện và hệ thống ghi lại số người gọi. Người gọi thường đang có nhu cầu thật và sẵn sàng trao đổi. Nút cần đặt dễ thấy trên mobile và tổng đài luôn có người trực để không bỏ lỡ cuộc gọi.
Call tracking theo chiến dịch
Với call tracking, mỗi chiến dịch dùng một hotline riêng, nên khi khách gọi, hệ thống nhận số và biết cuộc gọi đến từ chiến dịch nào. Cách này giúp đo hiệu quả từng nguồn quảng cáo bằng số cuộc gọi thật.
Quảng cáo lead form
Với lead form trên Facebook, Google hoặc Zalo, khách điền thông tin ngay trong nền tảng mà không rời ứng dụng, nhiều trường được điền sẵn từ tài khoản nên tỷ lệ hoàn thành form cao. Số sau đó đồng bộ về website hoặc CRM. Chi phí cao hơn các cách khác nên cần tối ưu đối tượng nhắm và nội dung quảng cáo.
Trang thanh toán, checkout
Số điện thoại là thông tin bắt buộc để xác nhận đơn, giao hàng hoặc kích hoạt tài khoản, nên khách điền một cách tự nguyện. Dữ liệu từ checkout có chất lượng rất cao vì đó là những khách đã quyết định mua.
Lead magnet kèm OTP
Doanh nghiệp tạo tài liệu, báo giá hoặc checklist hữu ích và yêu cầu khách để lại số để nhận, nên lọc được những khách có nhu cầu cao. Xác thực OTP giúp chống số ảo.
Đặt lịch tư vấn
Khách chọn giờ tư vấn và để lại số để được liên hệ đúng lịch hẹn.
Zalo OA, nút liên hệ
Luồng xin số trên Zalo OA minh bạch, kèm nút Zalo, hotline và Messenger cố định ở góc màn hình. Khi khách nhấn gọi hoặc chat, doanh nghiệp nhận thông tin liên hệ ngay mà không tốn thêm chi phí.
Đẩy số điện thoại vào CRM
Số điện thoại thu được chỉ có giá trị khi về đúng CRM để sales chăm sóc. Việc tích hợp CRM vào website có bốn hướng phổ biến, chọn theo nền tảng website và mức độ đồng bộ cần có. Phần này nêu từng hướng để quét số điện thoại vào web CRM và điều nên ghi kèm số.
Qua webform
Số khách điền trên form liên hệ đổ thẳng vào CRM. Đây là hướng đơn giản nhất cho website cần thu lead qua biểu mẫu.
Qua API
API kết nối và đồng bộ chuyên sâu giữa website và CRM, dùng khi cần đồng bộ nhiều dữ liệu hơn một form thông thường.
Qua plugin WordPress
Website WordPress có thể dùng plugin CRM chuyên dụng để nối form với CRM mà ít cần lập trình.
Qua Zapier
Nền tảng trung gian như Zapier nối website với CRM mà không cần viết kết nối riêng. Khi đẩy số vào CRM nên ghi kèm trang khách đã xem, chiến dịch và nguồn traffic, kiểm tra định dạng, lọc trùng rồi thông báo và phân công chăm sóc ngay để không bỏ lỡ khách.
Lưu ý bảo mật và pháp lý khi thu số điện thoại
Số điện thoại là thông tin cá nhân, thu và dùng sai cách làm tổn hại uy tín thương hiệu và có thể vướng quy định về dữ liệu cá nhân. Bốn nguyên tắc sau giúp doanh nghiệp thu số an toàn, từ bảo mật, mua bán dữ liệu, tuân thủ quy định đến cơ chế đồng ý của khách.
Bảo mật dữ liệu
Số điện thoại thu được cần lưu trong hệ thống bảo mật có phân quyền truy cập, không để lộ danh sách ra ngoài. Website có chính sách bảo mật hiển thị rõ và thông báo mục đích sử dụng khi khách điền form. Website cần được bảo trì website định kỳ để hạn chế lỗ hổng làm lộ dữ liệu.
Không mua bán dữ liệu
Mua bán, chia sẻ hoặc trao đổi danh sách số khi chưa có sự đồng ý của chủ sở hữu thông tin là vi phạm pháp luật, đồng thời gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín thương hiệu.
Tuân thủ quy định dữ liệu cá nhân
Nguyên tắc cốt lõi là luôn xin phép, luôn minh bạch và chỉ dùng dữ liệu đúng mục đích đã cam kết với khách. Quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân của Việt Nam nêu rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, website có khách nước ngoài cần xem thêm quy định của nước đó.
Đồng ý, thời hạn lưu, quyền khách
Cơ chế đồng ý rõ ràng gồm ô tick đồng ý nhận tư vấn hoặc xác nhận OTP. Doanh nghiệp chỉ thu thông tin cần thiết, đặt thời hạn lưu trữ, cho khách xem, sửa hoặc xóa thông tin theo yêu cầu hợp lệ, có đầu mối phụ trách và kịch bản xử lý khi dữ liệu bị lộ.
Quét số điện thoại vào web CRM đúng cách là để khách chủ động để lại số qua form, chatbot, nút gọi hoặc đặt lịch, rồi đẩy số về CRM kèm cơ chế đồng ý và bảo mật. Cần tư vấn tích hợp form, plugin hoặc API vào website, liên hệ Thiết Kế Web DC qua hotline 0886 799 977 – 0563 035 555 hoặc trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp
Thu thập số điện thoại từ website có vi phạm pháp luật không?
Không vi phạm khi khách đồng ý để lại số, website có chính sách bảo mật rõ ràng và dữ liệu chỉ dùng đúng mục đích tư vấn. Mua bán hoặc chia sẻ danh sách số ra ngoài là hành vi vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Có cần biết lập trình để đẩy số vào CRM không?
Không với form và plugin có sẵn, chỉ cần cấu hình kết nối. Phần API cần kỹ thuật viên viết kết nối giữa website và CRM.
Có cần xác thực OTP khi khách để lại số không?
Không bắt buộc. OTP giúp giảm số ảo nên hợp với lead magnet và form báo giá, còn form ngắn có thể bỏ để khách ít bước hơn.
