Quản lý nội dung là gì? Định nghĩa, phân loại, đặc điểm

Quản lý nội dung là quá trình tổ chức, lưu trữ và điều chỉnh thông tin kỹ thuật số để đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Được phân loại thành quản lý nội dung doanh nghiệp và nội dung web, nó đòi hỏi sự chú trọng vào tổ chức, cập nhật và tối ưu hóa nội dung để tạo ra trải nghiệm người dùng tốt nhất. Hôm nay, Thiết Kế Web DC sẽ chia sẻ cho bạn chi tiết hơn về kiến thức quản lý nội dung.

Quản lý nội dung là gì?

Quản lý nội dung là phương pháp có hệ thống để tạo, tổ chức, điều hành và lưu trữ tài sản kỹ thuật số. Nó mang lại sự kiểm soát đối với tài liệu bạn xuất bản để giữ cho trang web của bạn được tổ chức, cập nhật và có liên quan.

Báo cáo Toàn cầu về Trạng thái của Tiếp thị Nội dung của chúng tôi: 2023 phát hiện rằng chất lượng nội dung và tần suất xuất bản là ưu tiên hàng đầu đối với các doanh nghiệp mọi kích cỡ.

Ví dụ, nhóm tiếp thị của một công ty có thể sản xuất:

• Nội dung sáng tạo trên mạng xã hội và bản sao được điều chỉnh cho các nền tảng khác nhau
• Bài đăng trên blog và các tài liệu khác (ví dụ: các nghiên cứu trường hợp, bài thuyết trình, v.v.)
• Đồ họa cho bài đăng trên blog, bài đăng trên mạng xã hội và email
• Biểu ngữ kêu gọi hành động
• Ghi âm hội thảo trực tuyến
• Báo cáo trắng

Một kế hoạch quản lý nội dung vững chắc là chìa khóa để giữ mọi thứ được tổ chức một cách hiệu quả. Nó cũng giúp bạn theo dõi các cơ hội cải thiện.

Hãy xem xét điều này: Vào năm 2020, bạn đã viết một bài đăng trên blog với danh sách các thương hiệu thức ăn cho chó hàng đầu.

Kể từ đó, một đối thủ mới đã gia nhập thị trường, nhưng nội dung của bạn không đề cập đến nó. Tương tự, một trong những thương hiệu bạn đã đề cập đã giảm sự phổ biến và hiện được nhận xét tiêu cực.

Bạn sẽ thay thế các thương hiệu để tận dụng lượng tìm kiếm của thương hiệu “đang hot” và đảm bảo nội dung của bạn vẫn phù hợp khi bạn tối ưu hóa nó.

Tại sao bạn cần quản lý nội dung của mình?

Nếu bạn không định kỳ xem xét nội dung đã xuất bản, một số thông tin đó sẽ trở nên cũ kỹ và không còn liên quan. Điều này có nghĩa là nó sẽ không còn hữu ích hoặc có giá trị đối với khán giả của bạn.

Do đó, một phần lớn của quản lý nội dung là cập nhật, làm mới và xóa bỏ nội dung cũ.

Khi bạn tích hợp việc kiểm tra và tối ưu hóa nội dung vào quy trình làm việc của mình, bạn tiết kiệm thời gian trong việc tạo nội dung, đảm bảo rằng nội dung chứa đựng thông tin mới nhất và giữ vững tính cạnh tranh.

Quy trình Quản lý Nội dung

Đôi khi còn được gọi là “vòng đời quản lý nội dung,” quy trình quản lý nội dung xử lý nội dung kỹ thuật số trong suốt hành trình từ quá trình tạo ra đến việc lưu trữ hoặc xóa sau này.

Bước 1: Xây dựng Chiến lược Nội dung

Là nền tảng của mọi nỗ lực tiếp thị nội dung, một chiến lược nội dung là kế hoạch tổng quan của bạn để tạo ra và phân phối nội dung. Thường là một phần của chiến lược tiếp thị kỹ thuật số rộng lớn của bạn để tiếp cận một đối tượng khán giả mới hoặc lớn hơn và đạt được mục tiêu kinh doanh.

Bằng cách tạo ra điều này trước tiên, bạn có thể đảm bảo mỗi mảnh nội dung phục vụ một mục đích, gợi cảm với đối tượng khán giả mục tiêu của bạn và phù hợp với mục tiêu kinh doanh tổng thể của bạn.

Để tạo ra một chiến lược nội dung:

• Xác định các mục tiêu của nội dung (ví dụ: để chú ý đến tính năng mới của sản phẩm của bạn)
• Xác định đối tượng khán giả mục tiêu (tức là, phân đoạn có khả năng sử dụng tính năng mới này nhất)
• Đảm bảo nội dung phù hợp với chiến lược kinh doanh hoặc tiếp thị tổng thể của bạn (ví dụ: thúc đẩy sự chấp nhận tính năng sẽ hy vọng dẫn đến giá trị khách hàng trọn đời cao hơn)

Sử dụng Lịch Nội dung

Một lịch nội dung mô tả khi nào và nơi nào bạn kế hoạch xuất bản nội dung.

Nó sẽ giúp đội của bạn luôn đứng trước những yếu tố ảnh hưởng đến nội dung, như sự liên quan theo mùa, sự có mặt của khán giả và các chiến dịch quảng bá.

Lịch nội dung cũng giúp bạn hợp tác với các thành viên trong nhóm và tiết kiệm thời gian. Bạn có thể nhìn thấy điều gì cần phải xảy ra khi, mà không cần gõ cửa hoặc gửi email.

Lịch của bạn có thể bao gồm kế hoạch cho nội dung truyền thông xã hội, bài đăng trên blog, email tiếp thị và bất kỳ sản phẩm nào khác thuộc chiến lược nội dung của bạn.

Bạn có thể thực hiện điều này trong một bảng tính cho đến khi bạn cảm thấy cần tính năng vượt ra khỏi một danh sách khá cơ bản. Sau đó, bạn có thể chuyển sang một trong nhiều công cụ lịch nội dung có sẵn và tìm ra cái phù hợp nhất với bạn.

Thực Hiện Nghiên Cứu Từ Khóa

Tìm kiếm những cụm từ khóa tìm kiếm tốt nhất để nhắm đến với nội dung của bạn là mục tiêu chung của nghiên cứu từ khóa.

Từ khóa giúp cho các công cụ tìm kiếm biết nội dung của bạn là về vấn đề gì, từ đó giúp nội dung của bạn có khả năng xếp hạng cao hơn trong các trang kết quả của các công cụ tìm kiếm (SERP).

Có rất nhiều công cụ miễn phí để bạn có thể sử dụng trong việc nghiên cứu từ khóa, như Google Keyword Planner và Google Trends.

Đối với những thông tin chi tiết hơn về từ khóa, bao gồm cả khoảng trống với đối thủ và các thuật ngữ liên quan, hãy thử sử dụng Semrush.

Bạn có thể tìm kiếm từ khóa, khám phá các biến thể và xem xếp hạng của từ khóa của bạn so với đối thủ.

Bước 2: Tạo Nội dung

Trong bước này, bạn tạo ra các bài viết, video, bài đăng trên mạng xã hội, v.v., phản ánh đúng với đối tượng khán giả của bạn và phù hợp với thương hiệu của bạn.

Quá trình tạo nội dung bao gồm nhiều bước, từ việc tạo ra ý tưởng đề tài đến việc quảng bá một bài viết đã xuất bản.

Tùy thuộc vào phạm vi của chiến lược tiếp thị của bạn, đối với mỗi đề tài, điều này có thể bao gồm:

• Viết bài mới cho blog
• Thiết kế đồ họa
• Quay video cho mạng xã hội
• Ghi âm podcast

Để hỗ trợ việc tạo ra ý tưởng, bạn có thể sử dụng Công cụ Tạo Ý tưởng Nội dung của Semrush. Nó sẽ tạo ra nhiều đề tài, có thể hiển thị theo nhiều cách, bao gồm cả bản đồ tư duy. Nó cũng sẽ hiển thị tiêu đề của đối thủ để bạn có thể tạo ra các tiêu đề độc đáo và thu hút sự chú ý.

Tạo Quản Trị Nội Dung

Một bộ sưu tập các chính sách, tiêu chuẩn và quy trình hướng dẫn cách tổ chức của bạn xử lý nội dung được gọi là quản trị nội dung.

Điều này giữ cho nội dung nhất quán và chất lượng cao, bất kể ai tạo ra nó (trong tổ chức, freelancer hoặc một công ty), hoặc nơi bạn xuất bản nó (trên blog của bạn hoặc trên mạng xã hội).

Sử Dụng Hệ Thống Quản Lý Nội Dung

Một hệ thống quản lý nội dung (CMS) lưu trữ nội dung tập trung để nhóm của bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập.

Các CMS như WordPress, Joomla, và Drupal cho phép bạn tạo và xuất bản nội dung, thêm các thành viên nhóm, lưu trữ phương tiện truyền thông, tìm kiếm nội dung cụ thể và nhiều tính năng khác.

Phân loại Nội dung của Bạn

Cách bạn đặt nhãn cho nội dung ảnh hưởng đến việc đồng nghiệp và khách hàng có thể tìm thấy nó một cách dễ dàng hay không. Hãy tưởng tượng các danh mục như là bảng mục lục cho blog của bạn. Ví dụ, trên blog của Semrush, chúng tôi phân loại tất cả nội dung của mình thành các danh mục chính sau:

• Các danh mục trên blog của Semrush
• Người dùng có thể truy cập vào các bài viết và hướng dẫn được tùy chỉnh cho các quan tâm của họ và các lĩnh vực mà họ muốn tìm hiểu thêm.
• Vì vậy, trong bước này, hãy tạo ra các quy ước đặt tên để gắn nhãn cho nội dung của bạn trong phần giao diện sau của hệ thống quản lý nội dung (CMS) của bạn.

Bước 3: Xem xét và Phê duyệt Nội dung

Quy trình xem xét và phê duyệt nội dung chắc chắn đảm bảo mọi thứ bạn xuất bản phù hợp với giọng điệu và thông điệp của thương hiệu của bạn và kiểm tra các lỗi trước khi công bố.
Có các quy trình phù hợp giúp quá trình xem xét và phê duyệt nội dung trở nên mượt mà hơn đối với tất cả mọi người tham gia.

Ví dụ, việc tạo một bài đăng trên blog có thể nhìn như sau:

• Một nhà văn nghiên cứu và viết nội dung
• Một biên tập viên phát triển phân tích nó để kiểm tra sự liên kết và cấu trúc
• Một biên tập viên sao chép kiểm tra chính tả, ngữ pháp và chất lượng của các nguồn tham khảo
• Một nhà thiết kế đồ họa tạo ra hình ảnh liên quan
• Các plugin và công cụ như Grammarly hoặc ProWritingAid có thể cung cấp cho bạn mẹo để làm cho nội dung của bạn trở nên hoàn thiện hơn, chẳng hạn như giảm sự dài dòng.

Bước 4: Xuất bản và Tái sử dụng

Tạo nội dung chỉ là một nửa cuộc chiến. Tiếp theo, bạn cần đảm bảo nó đến được với khán giả của bạn.

Xuất bản và Phân phối Nội dung của Bạn

Sau khi bạn đã xem xét nội dung của mình và thực hiện bất kỳ sửa đổi cần thiết, nó đã sẵn sàng để xuất bản. Sau đó, bạn cần đảm bảo rằng mọi người có thể tìm thấy nó. Đây là việc phân phối nội dung.

Quảng bá nội dung của bạn trên các kênh khác nhau — hoặc các đoạn trích của nó trên cùng một kênh — tăng khả năng mà khán giả của bạn sẽ thấy nó. Đó cũng chính là mục tiêu khi tạo ra nội dung ban đầu.

Ví dụ, giả sử bạn đã viết một bài đăng trên blog. Bạn có thể chia sẻ bài đăng đó trên mạng xã hội và trong bản tin email của bạn.

Để tiết kiệm thời gian cho việc xuất bản và phân phối, bạn có thể sử dụng các công cụ. Lập lịch cho việc xuất bản nội dung tự động cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ không quên đăng bài vào thời gian đã quy định.

Nó cũng giúp đối tượng của bạn biết khi nào có thể mong đợi nội dung mới từ bạn, điều này làm cho họ có khả năng cao hơn để ghé thăm trang web và/hoặc hồ sơ mạng xã hội của bạn vào thời gian bạn xuất bản.

Tái sử dụng Nội dung trên các Kênh khác nhau

Các nền tảng khác nhau phục vụ cho các nhóm dân số đa dạng. Phân phối đa kênh—cho dù trên các trang web, một nền tảng mạng xã hội, hoặc một bản tin email—đảm bảo nội dung của bạn đến được với đúng đối tượng khán giả của nó ở bất kỳ nơi nào họ có mặt.

Ví dụ, bạn có thể đăng một bài viết trên blog của mình, chia sẻ những thông tin chính dưới dạng đồ họa trên Instagram, sau đó gửi một tóm tắt và liên kết đến bản tin email của bạn.

Chúng tôi đã làm điều này cho khóa học của chúng tôi, “Cách Tối Ưu Hóa di động: Phương pháp CRAFT của SEO di động.” Nó dạy phương pháp CRAFT để tối ưu hóa trang web của bạn cho các thiết bị di động.

Bước 5: Bảo trì và Tối ưu hóa

Sau khi bạn đã xuất bản và phân phối nội dung của mình, bạn cần xem xét việc duy trì (dọn dẹp) và tối ưu hóa (cập nhật cho xếp hạng tìm kiếm) liên tục.
Điều này giữ cho nội dung luôn có liên quan và phù hợp với các mục tiêu kinh doanh đang phát triển, sở thích của khán giả và ngành công nghiệp đang thay đổi liên tục.

Cập Nhật và Tối ưu hóa Nội dung

Tối ưu hóa nội dung có nghĩa là tinh chỉnh và cải thiện nội dung đã xuất bản của bạn để có được sự nhìn thấy và tương tác tốt hơn.

Điều này bao gồm việc nâng cao chất lượng nội dung bằng các bổ sung giá trị hoặc loại bỏ nội dung không liên quan hoặc lỗi thời. Nó cũng có thể bao gồm việc thêm từ khóa mới, cập nhật tiêu đề để hấp dẫn hơn và thu hút backlink bằng cách làm cho nó dễ chia sẻ hơn (ví dụ: bằng cách thêm hình minh họa).

Hợp nhất Dữ liệu và Phản hồi

Sử dụng thông tin thu được từ phân tích để hướng dẫn chiến lược nội dung tương lai và thực hiện các cải tiến. Tương tác với người dùng trong phần bình luận của các bài đăng trên blog hoặc mạng xã hội có thể mang lại phản hồi và thông tin ngay lập tức.

Phân tích Hiệu suất

Theo dõi hiệu suất cung cấp dữ liệu cụ thể về những điều hoạt động và những điều không hoạt động. Sử dụng các công cụ phân tích để đo lường hiệu suất của nội dung từ các khía cạnh như sự tương tác, phạm vi, xếp hạng từ khóa, chuyển đổi, và nhiều hơn nữa.

Bước 6: Lưu trữ hoặc Xóa

Nội dung, theo thời gian, có thể trở nên ít liên quan hơn, lỗi thời, hoặc thậm chí không chính xác. Khi điều này xảy ra, bạn có thể lưu trữ hoặc xóa nó. Dưới đây là một phân loại về khi nào nên thực hiện mỗi hành động:

Lưu trữ nội dung

• Khi nó có thể trở nên liên quan trở lại, như các bài viết về các sự kiện định kỳ
• Nếu bạn làm việc trong một ngành như chăm sóc sức khỏe hoặc tài chính yêu cầu lưu giữ nội dung
• Nếu các nhóm nội bộ có thể được hưởng lợi từ nó, như trong tài liệu đào tạo
• Khi nó cũ, nhưng bạn vẫn có thể sử dụng nó cho các phân tích so sánh hoặc nghiên cứu

Xóa nội dung

• Khi nó lỗi thời mà không có sự thay đổi trong việc liên quan trở lại
• Khi nó trùng lặp với các trang khác trên trang web của bạn (và chuyển hướng, nếu cần)
• Khi các ràng buộc lưu trữ đòi hỏi việc loại bỏ, đặc biệt là đối với các tập tin lớn không thể giảm kích thước
• Lưu trữ và xóa nội dung giữ cho tính nguyên vẹn và sự liên quan của trang web của bạn.

Nó cũng nâng cao trải nghiệm người dùng. Khách truy cập sẽ dễ dàng tìm thấy thông tin liên quan mà không cần phải lội qua nội dung lỗi thời hoặc không cần thiết.

Các Loại Hệ Thống Quản Lý Nội Dung Kỹ Thuật Số

WordPress.org là hệ thống quản lý nội dung phổ biến nhất trên web, chiếm 64.2% thị phần. Nhưng vẫn tồn tại nhiều nền tảng quản lý nội dung khác. Gần như cho mọi danh mục nội dung, đều có một nền tảng để quản lý. Và mỗi nền tảng đều có các tính năng và chức năng riêng biệt.

Dưới đây là một số ví dụ:

• Quản lý Nội dung Truyền thông Xã hội: Sử dụng một công cụ để quản lý truyền thông xã hội của bạn có thể giúp bạn tạo và tổ chức nó. Một số công cụ có ứng dụng cho phép bạn lên lịch và xuất bản bài viết trực tiếp từ ứng dụng đến nhiều nền tảng mạng xã hội.
• Quản lý Nội dung Web (WCM): Người tạo nội dung và nhà phát triển web có thể tạo và quản lý các trang web với một hệ thống quản lý nội dung web. Nó cung cấp các công cụ dễ sử dụng và plugin để quản lý bố cục trang web và trải nghiệm người dùng tổng thể như các mô-đun kéo và thả và biên tập nội dung.
• Quản lý Nội dung di động (MCM): Đảm bảo việc truy cập vào dữ liệu của công ty trên các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng được bảo mật với một hệ thống quản lý nội dung di động. Nó chủ yếu giúp với việc lưu trữ và chia sẻ tập tin.
• Quản lý Nội dung Mã nguồn Mở: Có sẵn miễn phí, và được phát triển và duy trì bởi sự đóng góp của cộng đồng, một hệ thống quản lý nội dung mã nguồn mở cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh để phục vụ các yêu cầu độc đáo.
• Quản lý Nội dung Dựa trên Đám Mây: Được lưu trữ trên các máy chủ từ xa, các nền tảng quản lý nội dung dựa trên đám mây cho phép người dùng quản lý và truy cập nội dung thông qua internet. Có khả năng mở rộng, truy cập và tuyệt vời cho các tổ chức tránh quản lý CMS trong nhà.
• Quản lý Nội dung Doanh nghiệp [ECM]: Các doanh nghiệp lớn có thể hưởng lợi từ một hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp. Nó có thể phục vụ nhiều người dùng và một lượng lớn nội dung.
• Quản lý Nội dung “Headless”: Không phải ai cũng cần một giao diện người dùng trước riêng biệt (UI). Một hệ thống quản lý nội dung “headless” cho phép người dùng quản lý và xuất bản nội dung thông qua phần giao diện sau của hệ thống quản lý nội dung.

Xây dựng một Hệ thống Quản lý Nội dung Hiệu quả

Mỗi tài sản kỹ thuật số bạn tạo ra — có thể là một bài đăng trên blog, video, hoặc thậm chí là một bài đăng trên mạng xã hội — đều phản ánh thương hiệu của bạn. Quản lý nội dung này đảm bảo bạn xuất bản thông tin kịp thời, liên quan và cập nhật mang lại giá trị cho khán giả của bạn và theo kịp với những thay đổi trong ngành công nghiệp.

Tuân theo vòng đời quản lý nội dung, từ lập kế hoạch đến cập nhật đến lưu trữ, giúp bạn duy trì tính nhất quán và chất lượng, và đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên hiệu suất. Điều này giúp bạn đảm bảo bạn có được nhiều nhất từ nội dung của mình để bạn có thể tiếp tục thu hút khách hàng mới và nuôi dưỡng những khách hàng hiện tại.

Xem thêm

• Thiết kế Website Tại Huế Chuyên Nghiệp, Đẹp Mắt
• Công Ty Thiết Kế Website Tại Thái Nguyên Nhiều Doanh Nghiệp Lựa Chọn
• Thiết Kế Website Tại Phan Thiết Uy Tín, Hàng Đầu
• Công Ty Thiết kế Website Tại Nghệ An Đáng Tin Cậy Nhất
• Công Ty Thiết Kế Website Tại Đà Nẵng Chuẩn SEO Cho Doanh Nghiệp